Att förbereda sig för sämre tider

Finanskrisen innebär påfrestningar även för många småföretag. Kreditgivningen stramas åt och värderingen av tillgångar ändras. Det finns risk för likviditetsbrist om inga åtgärder vidtas. Eftersom lågkonjunkturen förväntas bli flerårig lönar det sig att ta itu med analys och sanering snarast möjligt.

Här följer ett sammandrag av de råd till företagare som publicerats på FIF:s hemsida, samt olika tips från dels Tuokko Revision och dels Kauppalehtis analysföretag Balance Consulting. Artikeln publicerades första gången i december 2008, men är i högsta grad aktuell även 2012 när den utdragna skuldkrisen sätter sin prägel på Europa.
Innehållet fungerar även som en checklista för effektiva företag.

Regelbunden uppföljning

I dåliga tider förstärks betydelsen av en regelbunden och effektiv ekonomisk uppföljning. Bokföring är inte ett självändamål, utan ett viktigt verktyg för företagaren eller ledningen. Har inte företaget redan som rutin att göra upp en årlig försäljnings- och resultatbudget som följs upp varje månad, är det skäl att börja nu. Genom att regelbundet följa upp månadsförsäljningen kan man utläsa trender och förutse problemfaktorer.
● Tänk på att det alltid är bra med en tuff revisor. Nyttan visar sig särskilt när det blir dåliga tider, eftersom balansräkningen då inte innehåller några svaga punkter eller bomber som briserar ovanpå dagens problem.

Var noga med kassaflödet

De flesta konkurser beror på att företaget blir utan pengar, så att det inte längre kan betala sina räkningar. Det gäller därför att säkra intäkterna och hålla koll på utgifterna. Ett sätt att fakturera snabbare, hålla fast vid kreditlimiter och se till att kunderna betalar i tid. Om de inte gör det, ta ut dröjsmålsränta direkt och därefter snabbt gå över till indrivning.
Ett sätt att undvika dålig affärer är att ta kreditupplysning både på de viktigaste kunderna och leverantörerna. Åtta av tio kreditförluster hänför sig enligt statistiken till bekanta affärspartners.

Säkra företagets likviditet

Om det inte går att få nya lån, kan man förhandla om att skjuta fram amorteringar, sälja av tillgångar, spara in på utgifterna eller begära mera kapital av bolagets ägare. Det är skäl att göra upp en noggrann likviditetsbudget som visar om och när pengarna tar slut och uppdatera budgeten varje månad.
Meddela banken och andra fordringsägare om eventuella betalningssvårigheter i god tid. Förhandla om amorteringsplaner eller tilläggssäkerheter och informera om förändringar. Det lönar sig inte att sopa problemen under mattan och låta bli att svara i telefon.
En företagare som själv tar tag i problemen medan det finns alternativ, behåller sitt förtroende och har mycket större möjligheter att påverka resultatet än den som ställs mot väggen.
För exportföretag som måste lämna exportkreditgarantier har Finnvera fått utökade resurser för att möta företagens behov när vanliga bankgarantier blivit dyrare och svårare att erhålla.

Se över kostnaderna

Att spara på kostnader ger direkt resultat i kassan, men om företaget har en stabil ekonomi är det skäl att undvika panikåtgärder. Att slopa personalvården (firmafest, dagstidningar kaffebröd etc.) är ingen god idé i ett företag som är beroende av sina anställda. I tuffa tider behöver personalen uppmuntran som ökar motivationen.
Större investeringar bör i allmänhet skjutas fram såvida de inte är oundgängliga. Ett företag som klarar av investeringar med eget kapital kan ofta vinna på att konjunkturen försvagas, eftersom maskiner och byggentreprenader sjunker i pris.
Den som hyr sina lokaler kan försöka förhandla om sitt kontrakt för att minska de fasta kostnaderna, eftersom inte många hyresvärdar vill riskera att förlora hyresgäster i när det blir sämre tider.

Mata skattebjörnen

Lämna inga skatter obetalda. Det blir dyrt eftersom straffräntorna inte är avdragbara. Om skatterna inte är betalda på förfallodagen går det alltid ut en påminnelse. Om skatteverket inte får någon reaktion på den så lämnas fordran till utmätning, varvid en avgift tas ut.
Nästa steg är att momsrater samt arbetsgivarprestationer publiceras i protestlistan, varvid företagets rykte skadas och leverantörerna och/eller kunderna börjar dra öronen åt sig.
Om företaget ser att det inte klarar av att betala skatter som snart förfaller, kan man före förfallodagen lämna in en skriftlig anhållan om att få skjuta upp betalningen eller en del av den, alternativt en avbetalningsplan. Betalningstiden kan vara upp till två år. Detta beviljas inte om det finns skatter som gått till utmätning. Man bör alltid försöka betala en del av skatteskulden på förfallodagen eftersom det visar på företagets vilja att göra rätt för sig.

Avtals- och riskanalys

Det är alltid bäst att använda skriftliga avtal. Då vet parterna vad som överenskommits och det finns bevis vid en eventuell tvist.
Den som säljer dyrare varor bör vid kredithandel använda äganderättsförbehåll. Det innebär att säljaren äger varan tills den är till fullo betald och att den inte ingår i köparens ev. konkursbo.
Se över företagets och företagarens eget försäkringsskydd. Se till att avbrottsförsäkringarna är uppdaterade och tillräckligt omfattande.
Analysera och säkra eventuella valutakursrisker i verksamheten. Det gäller i synnerhet exportföretag som även importerar insatsvaror från andra länder än exportmarknaderna och därmed är utsatta för korstryck från flera valutor.

Styrelsens ansvar i fokus

Ett aktiebolags styrelse har mandat att besluta om allt som enligt lagen inte ankommer på bolagsstämman. Styrelsen är liksom en eventuell VD alltid skyldig att arbeta för bolagets bästa, oberoende av aktieägarintresse. Åtgärder som strider mot aktiebolagslagen eller bolagsordningen medför skadeståndsskyldighet. Ifall bolaget har betalningssvårigheter måste olika fordringsägare behandlas jämbördigt.
Om bolagets eget kapital minskat till följd av förluster bör ledningen noggrant följa upp situationen. Ifall det egna kapitalet blir negativt bör styrelsen omgående göra registeranmälan om förlust av aktiekapitalet till handelsregistret.
Noteringen kan avlägsnas när bolaget gör anmälan om att det egna kapitalet åter uppgår till minst halva aktiekapitalet, vilket styrks av en balansräkning.
Vid beräkning av det egna kapitalet räknas kapitallån, avskrivningsdifferens, frivilliga reserveringar och uppskrivningsfonder till eget kapital. Ökningar av det egna kapitalet ska beräknas med försiktighet och över dessa ska ges en välgrundad utredning.

Överväg omstrukturering

Ifall betalningssvårigheterna inte kan lösas men kärnverksamheten är lönsam, är skuldsanering ett alternativ. Det gäller ibland att svälja stoltheten och rädda vad som räddas kan, i synnerhet om situationen har uppkommit till följd av externa faktorer, såsom blivit fallet i finanskrisens spår.
Här ses vikten av en likviditetsbudget som uppdateras fortlöpande, så att man kan förutse krissituationen i god tid. Skuldsanering beviljas bara på skulder som uppkommit före ansökan.

Kasta in handduken

Om betalningssvårigheterna inte är tillfälliga och inga andra åtgärder ger önskat resultat återstår vanligen endast att försätta bolaget i konkurs. Tyvärr.

LYCKA TILL MED ÅTGÄRDERNA!

Med reservation för skrivfel och ändringar.